Ba nhà thầu, cùng một bản mô tả bốn trang về phần mềm quản lý bán hàng và kho. Ba con số quay về: 60 triệu, 180 triệu, 400 triệu. Không bên nào nói dối, và đó mới là chỗ khó.
Chi phí viết phần mềm theo yêu cầu chưa bao giờ là một con số. Nó là tổng của khoảng hai mươi dòng nhỏ, mà phần lớn báo giá lại gộp hết thành một dòng duy nhất: "Phát triển hệ thống — 180.000.000đ". Bạn ký một cục, nhận về một cục, rồi tranh cãi bắt đầu ở tháng thứ ba, khi phát hiện chữ "phân quyền" trong đầu bạn và chữ "phân quyền" trong báo giá là hai thứ khác nhau.
Bài này làm đúng một việc: tách cái cục đó ra. Dưới đây là khung giá theo từng module chức năng mà chúng tôi dùng khi ước lượng dự án, kèm số ngày công tương ứng để bạn tự lắp ráp ngân sách của mình. Toàn bộ là khoảng tham khảo thị trường tại thời điểm viết (08/2026), chưa gồm VAT.
Đơn vị tính thật sự là ngày công, không phải "tính năng"
Không công ty phần mềm nào bán tính năng. Họ bán thời gian của người làm rồi quy đổi ra tính năng cho dễ nghe. Nên mọi bảng dưới đây đều có cột man-day — ngày công của một người, đã gồm lập trình, kiểm thử và sửa lỗi vòng đầu.
Mặt bằng đơn giá ngày công tại Việt Nam, tham khảo 08/2026:
- Freelancer hoặc nhóm 2-3 người: 700.000đ - 1.200.000đ mỗi man-day
- Công ty phần mềm quy mô vừa, có BA và QA riêng: 1.200.000đ - 2.000.000đ
- Đội senior, agency lớn, dự án có yêu cầu tuân thủ: 2.500.000đ - 4.000.000đ
Số tiền trong bài quy đổi ở mức khoảng 1,7 triệu đồng mỗi man-day, tức nhóm giữa. Nếu bạn nhận báo giá từ nhóm thứ nhất hoặc thứ ba, nhân chia lại theo tỷ lệ, cấu trúc phạm vi vẫn giữ nguyên.
Một điểm hay bị bỏ sót: tổng man-day các module chưa phải tổng dự án. Quản lý dự án, kiểm thử hệ thống, tài liệu và bàn giao cộng thêm 15-25%. Báo giá thiếu phần này thì hoặc đã giấu nó vào dòng khác, hoặc dự án sẽ không có ai làm việc đó.
Bài này không đi lại câu chuyện "vì sao mỗi nơi báo một giá" ở góc định tính. Chúng tôi đã viết riêng về cách đọc một báo giá phần mềm và dấu hiệu của một báo giá đáng tin. Ở đây chỉ có số.
Bảng giá theo module: nhóm nền tảng
Phần không dự án nào tránh được. Kể cả phần mềm ba màn hình cũng phải có đăng nhập, phân quyền và một nơi để chạy.
| Module nền tảng | Phạm vi thường gồm | Man-day | Khoảng giá (triệu đồng) |
|---|---|---|---|
| Phân tích nghiệp vụ, đặc tả | Phỏng vấn, vẽ luồng, tài liệu chốt phạm vi | 5 - 20 | 8 - 40 |
| Thiết kế giao diện UI/UX | 10 - 20 màn hình, có bản dựng tương tác | 6 - 25 | 10 - 45 |
| Đăng nhập, đổi và quên mật khẩu | Email hoặc số điện thoại, khóa khi sai nhiều lần | 2 - 5 | 4 - 9 |
| Phân quyền theo vai trò | 3 - 5 vai trò, ẩn hiện menu và chặn thao tác | 4 - 10 | 7 - 18 |
| Phân quyền theo dữ liệu | Chỉ thấy dữ liệu chi nhánh hoặc phòng ban của mình | 8 - 15 | 14 - 28 |
| Nhật ký thao tác | Ai sửa gì, lúc nào, giá trị cũ và mới | 3 - 6 | 5 - 11 |
| Khung ứng dụng, responsive | Menu, tìm kiếm chung, chạy được trên máy tính bảng | 5 - 15 | 9 - 27 |
| Triển khai, máy chủ, môi trường test | Máy chủ chạy thật và máy chủ test riêng | 3 - 8 | 5 - 15 |
Cộng dồn nhóm nền tảng ở mức tối thiểu đã là 36 - 60 triệu trước khi có bất kỳ nghiệp vụ nào. Đó là lý do báo giá dưới 50 triệu cho một hệ thống quản lý gần như luôn phải cắt: template mua sẵn vài triệu, một vai trò người dùng, không nhật ký thao tác, không môi trường test.
Hai dòng đắt bất ngờ là phân quyền theo dữ liệu và nhật ký thao tác. Chúng không có gì để khoe khi demo. Nhưng nếu bạn có nhiều chi nhánh hoặc cần truy vết khi mất hàng, bỏ ra rồi làm bù sau tốn gấp hai đến ba lần.
Bảng giá theo module: nhóm nghiệp vụ
Phần này quyết định phần lớn khoảng cách giữa các báo giá: cùng gọi là "quản lý kho" nhưng phạm vi chênh nhau bốn lần.
| Module nghiệp vụ | Phạm vi thường gồm | Man-day | Khoảng giá (triệu đồng) |
|---|---|---|---|
| Danh mục và nhập liệu | Khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, nhập từ Excel | 5 - 12 | 9 - 22 |
| Quản lý kho cơ bản | Một kho, phiếu nhập, phiếu xuất, tồn tức thời | 10 - 18 | 18 - 32 |
| Quản lý kho nâng cao | Nhiều kho, lô và hạn dùng, serial, kiểm kê, điều chuyển | 20 - 40 | 35 - 70 |
| Bán hàng và đơn hàng | Báo giá, đơn, giao, trả hàng, chiết khấu nhiều mức | 12 - 25 | 21 - 45 |
| Công nợ phải thu và phải trả | Theo dõi theo hóa đơn, đối chiếu, cảnh báo quá hạn | 8 - 15 | 14 - 28 |
| Quy trình duyệt nhiều cấp | Quản trị tự đặt luồng duyệt, không cần lập trình lại | 12 - 25 | 21 - 45 |
| Chấm công và hồ sơ nhân sự | Máy chấm công, đơn nghỉ phép, hồ sơ, hợp đồng | 10 - 20 | 18 - 35 |
| Tính lương công thức riêng | Phụ cấp, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân | 15 - 30 | 26 - 52 |
Nếu bài toán của bạn xoay quanh hàng hóa và tồn kho, từng cấu hình được bóc riêng trong bài báo giá phần mềm quản lý kho theo yêu cầu, kèm so sánh với các gói bán sẵn.
Bảng giá theo module: báo cáo và tích hợp
Nhóm bị đánh giá thấp nhiều nhất. Ai cũng nghĩ "chỉ là xuất vài cái báo cáo", trong khi đây là nơi phát sinh nhiều yêu cầu thay đổi nhất sau bàn giao.
| Module báo cáo và tích hợp | Phạm vi thường gồm | Man-day | Khoảng giá (triệu đồng) |
|---|---|---|---|
| Dashboard và 5 - 8 báo cáo cố định | Biểu đồ, lọc theo thời gian và chi nhánh | 8 - 15 | 14 - 28 |
| Báo cáo tự dựng | Người dùng tự chọn cột, điều kiện, lưu mẫu riêng | 20 - 40 | 35 - 70 |
| Xuất Excel và PDF theo mẫu | Đúng mẫu có sẵn, có logo và chữ ký | 3 - 8 | 5 - 15 |
| Tích hợp hóa đơn điện tử | Viettel, VNPT, MISA meInvoice hoặc tương đương | 6 - 12 | 11 - 22 |
| Tích hợp cổng thanh toán | VNPay, MoMo, ZaloPay, đối soát giao dịch | 6 - 12 | 11 - 22 |
| Zalo OA, SMS brandname, email | Gửi theo sự kiện, mẫu tin cấu hình được | 4 - 10 | 7 - 18 |
| Đồng bộ kế toán có API | MISA, Fast, Bravo, đẩy chứng từ hai chiều | 10 - 25 | 18 - 45 |
| Đồng bộ hệ thống cũ không có API | Đọc thẳng cơ sở dữ liệu hoặc qua file trung gian | 15 - 40 | 26 - 70 |
| API mở cho đối tác | Tài liệu, khóa truy cập, giới hạn tần suất gọi | 6 - 15 | 11 - 28 |
Dòng đáng chú ý nhất là đồng bộ hệ thống cũ không có API. Nếu bạn đang chạy một phần mềm kế toán đời cũ hoặc file Excel dùng chung mười năm, chi phí kết nối có thể ngang một module nghiệp vụ. Hỏi câu này ngay buổi khảo sát đầu tiên, đừng để nó nhảy ra ở tuần thứ mười.
Bảng giá theo module: mobile và hạng mục nâng cao
| Module nâng cao | Phạm vi thường gồm | Man-day | Khoảng giá (triệu đồng) |
|---|---|---|---|
| App mobile hai nền tảng | iOS và Android, 8 - 12 màn hình, thông báo đẩy | 30 - 60 | 52 - 105 |
| App nội bộ quét mã cho kho | Chỉ Android, máy quét cầm tay, dùng được khi mất mạng | 15 - 30 | 26 - 52 |
| Cập nhật thời gian thực | Số liệu tự nhảy, thông báo trong ứng dụng | 8 - 18 | 14 - 32 |
| Đa chi nhánh, đa pháp nhân | Tách dữ liệu, báo cáo hợp nhất | 15 - 30 | 26 - 52 |
| Đa ngôn ngữ | Việt và Anh, dịch cả dữ liệu danh mục | 5 - 12 | 9 - 22 |
| Chuyển dữ liệu cũ sang hệ mới | Làm sạch, ánh xạ, nhập thử, đối chiếu số dư | 5 - 20 | 9 - 35 |
Nếu app là phần chính chứ không phải phần đi kèm, cách tính giá khác hẳn: theo số màn hình và độ phức tạp từng màn hình, chúng tôi tách riêng trong bài chi phí làm app theo số màn hình và tính năng.
Ba báo giá 60, 180 và 400 triệu khác nhau ở chỗ nào
Quay lại tình huống đầu bài. Đây là dạng câu hỏi chúng tôi nhận gần như hằng tuần, nên xin mô tả một mô hình điển hình của ngành, không phải khách hàng cụ thể nào. Cùng bản mô tả "phần mềm quản lý bán hàng và kho cho công ty 40 nhân sự, 3 chi nhánh", ba báo giá phủ ba phạm vi rất khác:
| Hạng mục | Báo giá 60 triệu | Báo giá 180 triệu | Báo giá 400 triệu |
|---|---|---|---|
| Phân tích nghiệp vụ | Không có, làm theo mô tả khách gửi | 5 - 8 man-day, có tài liệu chốt | 15 - 20 man-day, khảo sát từng chi nhánh |
| Giao diện | Template mua sẵn, đổi màu và logo | Thiết kế riêng màn hình chính | Thiết kế riêng toàn bộ |
| Phân quyền | Một hoặc hai vai trò cố định | Vai trò cấu hình được | Thêm phân quyền theo chi nhánh và bản ghi |
| Kho | Một kho, nhập xuất tồn | Nhiều kho, điều chuyển, kiểm kê | Thêm lô, hạn dùng, serial, quét mã |
| Báo cáo | 3 - 4 báo cáo cố định | Dashboard và 8 báo cáo | Báo cáo tự dựng |
| Tích hợp | Không | Hóa đơn điện tử | Hóa đơn, kế toán, Zalo OA, thanh toán |
| App mobile | Không | Không | App quản lý và app quét kho |
| Kiểm thử | Lập trình viên tự test | Có QA và môi trường test riêng | QA riêng, kiểm thử tải và bảo mật |
| Bảo hành | 1 tháng | 6 tháng | 12 tháng, có cam kết thời gian phản hồi |
| Thời gian dự kiến | 6 - 8 tuần | 4 - 5 tháng | 8 - 11 tháng |
Nhìn theo bảng này, 60 triệu không phải "rẻ hơn" mà là ít hơn. Bản 400 triệu cũng không "đắt hơn": nó gồm những thứ bản 60 triệu phải làm bù trong năm thứ hai, thường đắt hơn vì sửa hệ thống đang chạy khó hơn dựng mới.
Câu hỏi đúng là "phạm vi nào khớp với việc tôi thật sự cần làm trong 18 tháng tới". Công ty 40 người chưa định mở chi nhánh trong hai năm mà trả 400 triệu cho khả năng đa pháp nhân là trả trước cho một tương lai chưa chắc đến.
5 yếu tố đội giá nhiều nhất và cách cắt
1. Phân quyền quá chi tiết. "Mỗi người một quyền cho từng nút bấm" nghe hợp lý trong phòng họp nhưng làm phần nền tảng tăng 15 - 30 triệu. Cách cắt: bắt đầu bằng 4 - 6 vai trò cố định, chạy thật 6 tháng rồi mở chi tiết ở chỗ cần.
2. Mỗi phòng ban một mẫu báo cáo riêng. Mười hai báo cáo đặt riêng có thể đắt hơn cả module báo cáo tự dựng. Cách cắt: nếu cần trên 8 mẫu, mua thẳng phần tự dựng 35 - 70 triệu, sau đó bạn tự tạo mẫu, không trả tiền cho từng lần sửa.
3. Kết nối hệ thống cũ. 26 - 70 triệu nếu hệ thống cũ không có API. Cách cắt: chấp nhận đồng bộ theo lô mỗi đêm thay vì tức thời, chi phí thường giảm khoảng một nửa và với phần lớn nghiệp vụ kế toán thì không ai thấy khác biệt.
4. Làm app mobile ngay từ bản đầu. Cộng thêm 52 - 105 triệu và kéo dài dự án 2 - 3 tháng. Cách cắt: bản đầu làm web chạy tốt trên điện thoại, có người dùng thật rồi mới làm app cho đúng nhóm cần.
5. Không chốt đặc tả trước khi bắt đầu. Không nằm trong bảng nào nhưng đội giá mạnh nhất: thay đổi phạm vi giữa chừng thường phát sinh 20 - 40% giá trị hợp đồng. Cách cắt: trả 8 - 40 triệu cho giai đoạn phân tích tử tế, khoản bảo hiểm rẻ nhất của cả dự án, chi tiết nằm ở bài quy trình làm phần mềm theo yêu cầu.
Giá theo mô hình hợp đồng: trọn gói, tính giờ hay thuê team
Cùng khối lượng công việc, ba mô hình cho ra ba cách trả tiền và ba kiểu rủi ro khác nhau.
| Mô hình | Đơn giá tham khảo 08/2026 | Hợp khi nào | Rủi ro chính |
|---|---|---|---|
| Trọn gói theo phạm vi | Tổng man-day nhân đơn giá, cộng 10 - 20% phí rủi ro | Phạm vi rõ, ít thay đổi, muốn biết trước con số cuối | Mọi thứ ngoài đặc tả đều là phụ lục có phí |
| Tính theo ngày công | 1,2 - 2,5 triệu đồng mỗi man-day | Yêu cầu còn đang hình thành, làm theo từng đợt | Không có trần chi phí nếu không đặt hạn mức từng đợt |
| Thuê team chuyên trách | Lập trình viên 22 - 32 triệu (junior), 32 - 48 (trung cấp), 48 - 75 (senior) mỗi tháng; BA hoặc PM 35 - 60 triệu | Sản phẩm dài hạn, cần đội ổn định, bạn có người điều phối | Tự quản năng suất, trả tiền cả tháng chờ việc |
Mô hình hỗn hợp thường hợp lý nhất với doanh nghiệp vừa: trọn gói cho phần lõi đã chốt đặc tả, cộng quỹ 20 - 40 man-day cho những thứ chỉ lộ ra khi người dùng thật bắt đầu dùng. Giữ được trần chi phí mà vẫn có chỗ xoay.
Chi phí viết phần mềm theo yêu cầu sau ngày bàn giao
Con số trong hợp đồng chỉ là năm đầu. Định giữ hệ thống 3 - 5 năm thì phải cộng các khoản dưới đây trước khi so báo giá.
| Khoản chi sau bàn giao | Mức tham khảo | Ghi chú |
|---|---|---|
| Bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật | 15 - 20% giá trị hợp đồng mỗi năm | Sửa lỗi, vá bảo mật, hỗ trợ người dùng |
| Máy chủ VPS | Từ 199.000đ/tháng cho hệ nhỏ; 1,5 - 6 triệu/tháng cho hệ nhiều người dùng | Gói khởi điểm của chúng tôi từ 199.000đ/tháng |
| Tên miền và chứng chỉ SSL | 300.000đ - 3 triệu mỗi năm | SSL cơ bản có thể miễn phí, chứng chỉ tổ chức thì không |
| Sao lưu và khôi phục | Thường đã gồm trong gói máy chủ | Chúng tôi backup hằng ngày, lưu 30 ngày |
| SMS brandname | 250đ - 800đ mỗi tin | Chỉ phát sinh nếu hệ thống gửi tin nhắn |
| Hóa đơn điện tử | 300đ - 900đ mỗi hóa đơn, mua theo gói | Tùy nhà cung cấp và số lượng |
| Nâng cấp tính năng mới | 10 - 25% giá trị hợp đồng mỗi năm | Tùy bạn, nhưng hầu như năm nào cũng có |
Tính nhanh cho hệ thống 180 triệu: chi phí vận hành năm thứ hai rơi vào 35 - 60 triệu, tổng chi phí sở hữu 3 năm khoảng 250 - 300 triệu chứ không phải 180 triệu. Đây mới là con số nên đặt lên bàn khi trình ngân sách.
Hạ tầng hay bị bỏ qua lúc so báo giá, dù nó quyết định phần mềm có dùng được vào giờ cao điểm hay không. Nếu chưa rõ nên đặt hệ thống ở đâu, tham khảo dịch vụ máy chủ và cân nhắc gộp hạ tầng cùng một đầu mối với đơn vị phát triển, để sự cố không còn chỗ đổ lỗi.
Ngân sách của bạn mua được gì
| Ngân sách | Thực tế làm được | Thời gian | Điều phải chấp nhận |
|---|---|---|---|
| Dưới 80 triệu | Một nghiệp vụ lõi, giao diện template, vài báo cáo cố định | 6 - 10 tuần | Không tích hợp, phân quyền đơn giản, khó mở rộng |
| 80 - 200 triệu | 2 - 3 nghiệp vụ liên thông, phân quyền cấu hình được, dashboard, một tích hợp | 3 - 5 tháng | Chưa có app mobile, báo cáo theo mẫu cố định |
| 200 - 450 triệu | Đa chi nhánh, nhiều tích hợp, báo cáo tự dựng hoặc app đi kèm | 6 - 10 tháng | Người của bạn phải nghiệm thu đều đặn |
| Trên 450 triệu | Nền tảng nhiều phân hệ, API mở, tải cao hoặc yêu cầu tuân thủ | Từ 10 tháng | Phải chia giai đoạn, không nên làm một lần |
Nếu ngân sách nằm dưới mức thấp nhất trong bảng, cách đi hợp lý không phải ép giá mà thu hẹp phạm vi rồi làm theo giai đoạn — lộ trình chia theo từng mức ngân sách nằm ở bài chi phí chuyển đổi số cho doanh nghiệp SME.
Khung giá này đến từ đâu
Chúng tôi hoạt động từ 2015, đi qua hơn 500 dự án cho trên 200 khách hàng; các khoảng số trên là mức dùng khi ước lượng nội bộ, đối chiếu mặt bằng nhà thầu Việt Nam thời điểm 08/2026. Đây không phải bảng giá niêm yết: một dự án cụ thể có thể rơi ngoài khoảng nếu nghiệp vụ đặc thù, dữ liệu cũ quá bẩn hoặc có yêu cầu tuân thủ riêng. Điều đáng mang theo là thói quen buộc nhà thầu tách giá theo module — báo giá tách được thành hai mươi dòng là báo giá có người thật sự ngồi ước lượng.
Gửi cho chúng tôi bản mô tả yêu cầu, dù mới chỉ vài gạch đầu dòng, chúng tôi sẽ tách thành bảng module như trên kèm khoảng man-day, miễn phí và không ràng buộc. Gọi 0919 788 815 hoặc để lại thông tin trên microads.vn; bạn cũng có thể xem dịch vụ phát triển phần mềm của Microads trước khi mất thời gian họp.
