Trước khi bỏ một khoản tiền đáng kể vào một dự án phần mềm, một câu hỏi cần được trả lời nhưng thường bị bỏ qua: khoản đầu tư này có đáng không? Nhiều doanh nghiệp quyết định làm phần mềm dựa trên cảm giác rằng nó cần thiết hay vì đối thủ đã làm, mà không thật sự ước lượng xem giá trị nó mang lại có vượt qua chi phí hay không. Đây là một thiếu sót có thể dẫn tới những khoản đầu tư không sinh lời. Tính toán lợi tức đầu tư, hay ROI, trước khi ký không cần những con số chính xác tuyệt đối, mà cần một sự suy nghĩ có hệ thống về giá trị so với chi phí. Bài viết này hướng dẫn cách tiếp cận điều đó một cách thực tế.
ROI nghĩa là gì với một dự án phần mềm
ROI, hay lợi tức đầu tư, đơn giản là việc so sánh giá trị mà một khoản đầu tư mang lại với chi phí bỏ ra. Với phần mềm, điều này nghĩa là cân nhắc xem những lợi ích nó tạo ra, dù là tiết kiệm chi phí, tăng doanh thu, hay những giá trị khác, có vượt qua tổng chi phí để có và duy trì nó hay không. Một dự án có ROI tốt là một dự án mà giá trị mang lại rõ ràng lớn hơn cái giá phải trả.
Điều quan trọng cần hiểu là tính ROI cho phần mềm không phải một phép tính chính xác như đo đếm vật chất, mà là một sự ước lượng có hệ thống. Nhiều lợi ích của phần mềm khó đo chính xác, và chi phí cũng có những phần ẩn. Mục đích không phải là một con số hoàn hảo mà là một sự suy nghĩ tỉnh táo về việc khoản đầu tư có hợp lý hay không, đủ để tránh những quyết định tồi và ưu tiên những dự án đáng giá. Một ước lượng thô nhưng có suy nghĩ vẫn tốt hơn nhiều so với việc quyết định hoàn toàn dựa trên cảm tính hay áp lực.
Lợi ích dễ đo và lợi ích khó đo
Khi nghĩ về giá trị mà khoản đầu tư phần mềm mang lại, hữu ích để phân biệt hai loại lợi ích. Có những lợi ích dễ đo lường thành tiền, như thời gian tiết kiệm được khi tự động hóa một việc thủ công, sai sót giảm đi giúp tránh thiệt hại, hay doanh thu tăng từ một khả năng mới. Những lợi ích này có thể được ước lượng tương đối cụ thể, và chúng là phần xương sống của một tính toán ROI.
Bên cạnh đó, có những lợi ích khó đo nhưng vẫn rất thật: trải nghiệm khách hàng tốt hơn, quyết định sáng suốt hơn nhờ có dữ liệu, sự hài lòng của nhân viên khi thoát khỏi việc nhàm chán, hay khả năng cạnh tranh tốt hơn. Những lợi ích này không nên bị bỏ qua chỉ vì khó gắn một con số chính xác. Một cách tiếp cận tốt là ước lượng phần dễ đo một cách cụ thể, và ghi nhận phần khó đo như những yếu tố bổ sung củng cố quyết định. Bỏ qua hoàn toàn những lợi ích khó đo có thể khiến bạn đánh giá thấp giá trị thật của một dự án.
Chi phí thật, không chỉ là giá làm ban đầu
Ở phía chi phí, một sai lầm phổ biến là chỉ tính giá làm ban đầu mà quên những chi phí khác đi cùng vòng đời phần mềm. Tổng chi phí thật bao gồm không chỉ chi phí xây dựng mà cả chi phí bảo trì và phát triển tiếp sau bàn giao, chi phí hạ tầng vận hành, chi phí đào tạo và đưa vào sử dụng, và đôi khi cả chi phí của sự gián đoạn trong quá trình chuyển đổi.
Việc tính đầy đủ các chi phí này quan trọng để có một bức tranh ROI trung thực. Một dự án có giá làm ban đầu hấp dẫn nhưng chi phí duy trì cao có thể có ROI kém hơn một dự án đắt hơn lúc đầu nhưng nhẹ về sau. Bỏ qua các chi phí dài hạn dẫn tới những bất ngờ khó chịu và những tính toán ROI lạc quan sai lầm. Khi cân nhắc một dự án, hãy luôn nghĩ tới tổng chi phí sở hữu qua một khoảng thời gian đủ dài, thường là vài năm, thay vì chỉ con số trả ban đầu. Đây là cách duy nhất để so sánh các lựa chọn một cách công bằng và đánh giá ROI một cách thực tế.
Ước lượng giá trị trước khi ký
Cách thực tế để ước lượng giá trị là bắt đầu từ những lợi ích cụ thể và dễ đo nhất. Nếu dự án tự động hóa một việc, hãy ước lượng thời gian tiết kiệm được và quy nó thành tiền. Nếu nó giảm sai sót, hãy ước lượng thiệt hại mà những sai sót đó đang gây ra. Nếu nó tăng doanh thu, hãy ước lượng mức tăng hợp lý. Những con số này, dù là ước lượng, cho bạn một cảm nhận về độ lớn của lợi ích.
Hãy thận trọng và thực tế trong các ước lượng này, tránh sự lạc quan thái quá. Một cách hay là ước lượng dè dặt ở phía lợi ích và đầy đủ ở phía chi phí, để nếu dự án vẫn có vẻ đáng giá theo cách tính bảo thủ này, bạn càng tự tin. So sánh tổng lợi ích ước lượng với tổng chi phí ước lượng cho bạn một cảm nhận về việc dự án có đáng không, và quan trọng là mất bao lâu để khoản đầu tư hoàn vốn. Một dự án hoàn vốn trong thời gian hợp lý và sau đó tiếp tục mang lại giá trị là một khoản đầu tư hấp dẫn.
Những lợi ích vô hình nhưng có thật
Quay lại với những lợi ích khó đo, đáng để dành sự chú ý riêng vì chúng thường bị đánh giá thấp một cách bất công. Một phần mềm cải thiện trải nghiệm khách hàng có thể không cho một con số trực tiếp, nhưng khách hài lòng hơn nghĩa là họ ở lại lâu hơn và giới thiệu nhiều hơn, những giá trị thật dù khó đo. Một hệ thống cho bạn dữ liệu để quyết định tốt hơn có thể mang lại giá trị qua những quyết định sáng suốt, một lợi ích lớn nhưng gián tiếp.
Cách xử lý những lợi ích này không phải là phớt lờ chúng vì khó đo, mà là ghi nhận chúng một cách có ý thức trong quyết định. Bạn có thể không gắn được một con số chính xác, nhưng bạn có thể đánh giá tầm quan trọng của chúng và để chúng củng cố hay làm yếu đi quyết định dựa trên những lợi ích dễ đo. Trong nhiều trường hợp, chính những lợi ích vô hình này, như lợi thế cạnh tranh hay khả năng thích nghi, mới là lý do chiến lược quan trọng nhất để đầu tư, ngay cả khi chúng không hiện rõ trong một bảng tính. Đừng để sự khó đo khiến bạn bỏ qua những giá trị có thể là quan trọng nhất.
Một khung tính ROI đơn giản
Gộp lại, một cách tiếp cận ROI đơn giản mà thực tế gồm vài bước. Liệt kê và ước lượng các lợi ích dễ đo thành tiền một cách thận trọng. Ghi nhận các lợi ích khó đo và đánh giá tầm quan trọng của chúng. Tính tổng chi phí thật bao gồm cả chi phí dài hạn, không chỉ giá làm ban đầu. So sánh lợi ích với chi phí và ước lượng thời gian hoàn vốn. Và cuối cùng, cân nhắc cả những yếu tố vô hình cùng chiến lược trong quyết định.
Khung này không cho bạn một con số chính xác tuyệt đối, mà cho bạn một quá trình suy nghĩ có hệ thống giúp ra quyết định tỉnh táo. Nó giúp bạn tránh những dự án rõ ràng không đáng, ưu tiên những dự án có giá trị cao nhất, và bước vào dự án với kỳ vọng thực tế về giá trị. Quan trọng hơn con số cuối, nó buộc bạn suy nghĩ rõ ràng về việc tại sao bạn đầu tư và bạn kỳ vọng nhận lại gì, một sự rõ ràng tự nó đã quý giá và làm tăng khả năng dự án thành công.
Đừng để con số giả tạo đánh lừa
Một lời cảnh báo cuối: hãy cẩn thận với những tính toán ROI quá đẹp đẽ, dù từ chính bạn hay từ một bên muốn bán cho bạn dự án. Những con số ROI ấn tượng dựa trên những giả định lạc quan thái quá về lợi ích hay đánh giá thấp chi phí có thể đánh lừa và dẫn tới những quyết định tồi. Một tính toán ROI trung thực thừa nhận sự không chắc chắn và thận trọng trong các ước lượng.
Mục đích của việc tính ROI không phải là tạo ra một con số đẹp để biện minh cho một quyết định đã định, mà là một công cụ tư duy trung thực để đánh giá xem một dự án có thật sự đáng giá hay không. Hãy dùng nó với sự hoài nghi lành mạnh, ưu tiên sự thực tế hơn sự lạc quan, và xem nó như một phần của một quyết định rộng hơn cũng tính tới chiến lược và những yếu tố khó đo. Một cách tiếp cận ROI tỉnh táo giúp bạn đầu tư vào phần mềm một cách khôn ngoan, đặt tiền vào những nơi thật sự mang lại giá trị thay vì vào những lời hứa hấp dẫn nhưng rỗng.
Ở Microads, chúng tôi sẵn lòng cùng khách ước lượng giá trị thật của một dự án trước khi bắt tay, một cách trung thực về cả lợi ích lẫn chi phí dài hạn, vì một dự án đáng làm phải đáng cho cả hai phía. Nếu bạn đang cân nhắc một khoản đầu tư phần mềm và muốn đánh giá nó tỉnh táo, hãy gọi 0919 788 815 hoặc trao đổi với chúng tôi qua khanhn@microads.vn.
